Privacy Policy

Laatste update: 16/04/2026

1. Inleiding

Ordolio helpt verenigingen om een digitale stap vooruit te zetten. Dat betekent dat er persoonlijke gegevens online worden verwerkt. Wij vinden het belangrijk dat je weet welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, met wie we samenwerken en welke rechten je hebt. Duidelijkheid, veiligheid en transparantie staan centraal in alles wat we doen. Is er toch iets onduidelijk? Neem dan gerust contact met ons op via [email protected].

Deze privacy policy beschrijft hoe OVKN BV (“OVKN”, “wij”, “ons”), uitbater van het Ordolio platform en de Ordolio website, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Het Ordolio platform (hierna “het Platform”) is een SaaS-webapplicatie voor het beheer van verenigingen, clubs en organisaties. Het Platform ondersteunt onder meer ledenbeheer, activiteiten, ticketverkoop, betalingen, facturatie en communicatie.

De organisatie (club, vereniging, federatie of koepelorganisatie) die jou toegang geeft tot het Ordolio Platform noemen wij hierna “de Klant”.

Wij beschermen jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische gegevensbeschermingswetgeving.

2. Wie zijn we?

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je het Platform of onze website gebruikt, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens. Deze gegevens zijn rechtstreeks door jou verstrekt of worden automatisch verzameld bij jouw gebruik van het Platform of onze website:

• Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer)
• Inloggegevens (e-mailadres, gehashed wachtwoord)
• Accountgegevens (profielinformatie, voorkeuren)
• Betaalgegevens (bankrekeningnummer, betalingsgeschiedenis)
• Lidmaatschapsgegevens (lidmaatschapsstatus, rol binnen een organisatie)
• Technische gegevens (IP-adres, browsertype, sessie-informatie)
• Gebruikersgegevens Platform (documenten, foto’s en informatie die je uploadt of die gegenereerd worden door jouw gebruik van het Platform)
• Gebruikersgegevens website (gegevens die je deelt via onze website of die automatisch verzameld worden bij websitebezoek)
• Professionele gegevens (bij sollicitaties: CV, motivatiebrief, functie-informatie)

3a. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Medische gegevens

Het Platform biedt de mogelijkheid om medische gegevens van leden bij te houden, zoals allergieën, medische condities en contactgegevens van huisarts of noodcontact. Verenigingen gebruiken deze informatie tijdens activiteiten en kampen om de veiligheid en gezondheid van hun leden te waarborgen.

Medische gegevens zijn een bijzondere categorie van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. De verwerking van deze gegevens gebeurt uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG). Je kan deze toestemming op elk moment intrekken via het Platform of door contact op te nemen met de Klant of met ons.

Gegevens van minderjarigen

Via het Platform kunnen Klanten ook gegevens van minderjarige leden verwerken, waaronder naam, geboortedatum, contactgegevens en medische fiches. De Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van de ouder of voogd conform artikel 8 AVG. OVKN biedt hiervoor de nodige technische faciliteiten aan binnen het Platform.

4. OVKN als verwerker

OVKN verwerkt persoonsgegevens via het Platform als verwerker in opdracht van de Klant. De Klant bepaalt welke gegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en hoe lang.

Welke gegevens het Platform verwerkt hangt af van de functionaliteiten die de Klant heeft ingericht. Dit verschilt van Klant tot Klant. Voor meer informatie over welke gegevens de Klant via het Platform verwerkt, verwijzen wij naar het privacybeleid van de Klant.

De afspraken tussen OVKN en de Klant over deze verwerking zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst conform de AVG.

In bepaalde gevallen kan de Klant ook als medeverwerkingsverantwoordelijke worden beschouwd, bijvoorbeeld wanneer de Klant zelf beslist welke gegevens via het Platform worden verzameld en voor welke doeleinden. In dat geval gelden de verplichtingen van zowel OVKN als de Klant. Alle gegevens die via het Platform worden verwerkt, worden op dezelfde veilige manier behandeld, ongeacht wie als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.

Jouw persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk zes (6) maanden na beëindiging van de overeenkomst tussen OVKN en de Klant. Analytische en statistische gegevens kunnen na beëindiging bewaard blijven, maar worden volledig geanonimiseerd zodat je niet langer identificeerbaar bent.

5. OVKN als verwerkingsverantwoordelijke

In een beperkt aantal gevallen verwerkt OVKN persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke. Dit is het geval wanneer je:

• onze website bezoekt;
• een (vertegenwoordiger van een) Klant of partner bent die een commerciële relatie heeft met OVKN; of
• een prospect bent die geïnteresseerd is in het Platform.

5.1 Verwerkingsactiviteiten

5.2 Toestemming

Voor verwerkingen op basis van toestemming (marketing, analytics) heb je het recht om jouw toestemming op elk moment kosteloos in te trekken via [email protected]. Je kan je ook afmelden via de afmeldlink onderaan onze e-mails. Intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden.

6. Persoonsgegevens van derden

Wanneer je persoonsgegevens van derden met ons deelt, garandeer je dat je deze personen hebt geïnformeerd en waar nodig hun toestemming hebt verkregen.

7. Cookies

Het Ordolio Platform en onze website maken gebruik van cookies:

• Sessiecookies: noodzakelijk voor het inloggen en het bijhouden van je sessie. Deze worden niet gedeeld met derden.
• Google Analytics: wij gebruiken Google Analytics voor bezoekersstatistieken. Google Analytics plaatst cookies om je gebruik van onze website te analyseren. De verzamelde gegevens worden door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben IP-anonimisering ingeschakeld.

Bij je eerste bezoek vragen wij via een cookiebanner om toestemming voor niet-essentiële cookies. Je kan je voorkeuren op elk moment aanpassen.

8. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens met:

• Hostingprovider: Cloudflare (hosting van het Platform en de website)
• Analytics: Google (bezoekersstatistieken via Google Analytics)
• Betalingsverwerker: Stripe (verwerking van online betalingen). Wij delen met Stripe uitsluitend het te betalen bedrag. Stripe verwerkt jouw betaalgegevens (kaartnummer, bankrekening) rechtstreeks, zonder dat deze via het Ordolio Platform passeren. Na afronding ontvangen wij enkel een bevestiging en een transactie-ID.
• Dienstverleners: partijen die instaan voor IT-infrastructuur en IT-beveiliging
• Derde partijen waarmee de Klant een connectie wenst te maken (bv. federaties, boekhoudsystemen) en die via een API geïntegreerd worden in het Platform
• Professionele adviseurs: advocaten, boekhouders, verzekeraars en accountants
• Overheid of rechtbanken: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens openbaar te maken

Onze verwerkers en subverwerkers handelen altijd onder onze verantwoordelijkheid op basis van een verwerkersovereenkomst conform de AVG.

Op verzoek verstrekken wij een gedetailleerde lijst van de derden met wie jouw gegevens zijn gedeeld.

9. Internationale doorgiften

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER):

• Cloudflare (Canada): hosting van het Platform. De doorgifte is gebaseerd op Standard Contractual Clauses (SCC’s) conform de AVG.
• Google (Verenigde Staten): bezoekersstatistieken via Google Analytics. Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.
• Stripe (Verenigde Staten): verwerking van online betalingen. Stripe is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework en hanteert daarnaast Standard Contractual Clauses (SCC’s).

Wij geven jouw gegevens uitsluitend door buiten de EER met passende waarborgen conform de AVG. Neem contact met ons op voor meer informatie over de specifieke doorgifte-mechanismen.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen:

• Alle communicatie verloopt via een versleuteld HTTPS-kanaal
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen en zijn niet terug te herleiden
• Toegang tot servers en systemen is beveiligd met cryptografische sleutels
• Regelmatige versleutelde backups
• Firewalls en regelmatige software-updates

Ondanks deze maatregelen kunnen wij de beveiliging van gegevens die via het internet worden verzonden nooit volledig garanderen.

11. AI-verwerking

Het Ordolio Platform kan AI-functies bevatten die de Klant ondersteunen bij het organiseren van activiteiten en het beheren van hun organisatie. Hiervoor geldt:

• AI-functies worden ingezet als hulpmiddel; er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG.
• Jouw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
• Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door een externe AI-provider, gebeurt dit op basis van een verwerkersovereenkomst en met passende waarborgen.

Wanneer de specifieke AI-functies en providers worden bepaald, zal deze sectie worden aangevuld.

12. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij over je verwerken
• Verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering van je gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Bezwaar tegen de verwerking van je gegevens
• Beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid van je gegevens naar een andere partij

Meer informatie over deze rechten vind je op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

De uitoefening van sommige rechten kan in bepaalde gevallen beperkt worden, met name wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het uitoefenen van je rechten is gratis. Je kan je rechten uitoefenen door te mailen naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. In uitzonderlijke gevallen kan dit verlengd worden tot drie maanden; wij informeren je hierover binnen de eerste maand.

13. Klacht indienen

Indien je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet correct verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: [email protected]

Wij waarderen het als je eerst contact met ons opneemt zodat wij je bezorgdheden kunnen oplossen.

14. Links naar derden

Onze website en het Platform kunnen links bevatten naar websites en applicaties van derden. OVKN is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze derden. Lees hun privacyverklaring voordat je hun diensten gebruikt.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacy policy te allen tijde wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op ordolio.com en in het Ordolio Platform. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je ook via e-mail. Gewijzigde versies treden in werking veertien (14) dagen na publicatie, tenzij de wijziging noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke vereiste (dan onmiddellijk). Je kan de datum bovenaan deze policy raadplegen om te zien wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

16. Toepasselijk recht

Deze privacy policy wordt beheerst door het Belgisch recht. De rechtbanken van Antwerpen (afdeling Mechelen) zijn bevoegd voor geschillen over deze privacy policy, onverminderd het recht van de consument om een geschil voor te leggen aan een andere bevoegde rechtbank op basis van dwingend recht.